TRANSFORMAÇÃO DIGITAL

07.03.2020

Vamos iniciar nossa semana de informações essenciais ao seu negócio com um tema bastante pertinente que é a digitalização de dados administrativos e gerenciais ocupacionais.

Os Órgãos Fiscalizatórios, cada vez mais, utilizam a tecnologia para tornar efetiva sua atuação, estimulando às empresas a criarem processos e rotinas que facilitem o acesso às informações.

Já temos mudanças significativas ocorrendo: alterações e revisões de todas as Normas Regulamentadoras, entrada em vigor do eSocial para os eventos de SST, assinatura e guarda eletrônica de documentos (Portaria ME 211), etc...

A gestão de documentos ocupacionais eletrônica é uma forma de manter as informações da empresa de SST organizadas e seguras.

Mas para isso se tornar uma realidade em sua empresa, é fundamental que o empresário certifique-se e conheça os serviços efetivos da clínica prestadora de serviço.

Existem pontos fundamentais que devem ser analisados ao escolher seu prestador de serviço de SST:

» organização do arquivo físico: é preciso certificar-se de que a Clínica que gerencia os dados ocupacionais possui um arquivo físico com informações antigas desde a época em que o contrato foi iniciado, pois em casos de possíveis fiscalizações ou demandas judiciais, o empregador precisará do respaldo desses documentos. Importante verificar também se há uma preocupação da clínica em iniciar um processo de digitalização dessas informações.

» processos de backups: ao trabalhar com documentos digitalizados é preciso manter um sistema de backup ativo  como forma de reduzir as chances de perdas de arquivos. Alternativas a serem utilizadas são manter os arquivos em sistema online, ou na nuvem, garantindo o acesso aos documentos com total segurança, com possibilidade de acesso remoto e sem riscos de ataque de vírus.

» sistema de gestão eletrônica de documentos: a clínica ocupacional que atende à sua empresa já realiza gerenciamento eletrônico de documentos? Ou seja, realiza a gestão de diferentes tipos de documentos utilizando softwares de armazenamento?

Sem esse tipo de serviço não há como atender às exigências legais atuais em relação às informações de SST.

Portanto fechar parceria com empresas efetivamente preparadas para a nova realidade de um mundo digital é essencial!